ישיבות בזום – כיצד ננהל ואיך נדאג להישמע?

‎‎‎‎

שנת 2020 היתה שנת הזום וחברותיה Teams, Skype, Meets  ושות'. התקשורת שלנו עם קולגות, לקוחות ושותפים עיסקיים שונים עברה לעולם הוירטואלי, גם אם הם עלו לשיחה מיעד שנמצא בעיר הסמוכה. פתאום אנחנו מתקשים להביע את דעתנו בישיבות רבות משתתפים, או מתקשים לעקוב אחר הדוברים השונים ולהבין מה נאמר. וזה לא הולך להיגמר. גם אחרי שהקורונה תיגמר, בין 30 ל-60 אחוז מהארגונים אומרים שיאפשרו מודל עבודה שישלב עבודה מהבית. זו תהיה השיגרה החדשה וצריך ללמוד איך להתנהל במסגרתה.

באחת מההרצאות שנתתי באחרונה, דירקטורית סיפרה שמפרוץ משבר הקורונה (אז זה היה 9 חודשים אחורה), היא לא פגשה את הצוות שלה. דירקטור בחברה בינלאומית שהתמנה לתפקיד בתחילת 2020 עדיין לא פגש את חברי הדירקטוריון האחרים עד היום. כל הישיבות מתקיימות מרחוק. הוא מהארץ והם ממקומות שונים בעולם, עם אזורי זמן רחוקים מאיתנו משמעותית. וזה נכון גם לגבי צוותים בינלאומיים שונים.

לישיבות מרחוק יש יתרונות: הן חוסכות זמן נסיעה ועלויות הגעה, או בטיסות. הן מתחילות בדרך כלל בזמן ורבים מדווחים שהן קצרות, ענייניות וממוקדות יותר. אלא שחלק מהיתרונות האלה עשויים להפוך לחסרונות. והכל מתנקז לקשיי תקשורת.

לסרטון בנושא: שיעור בניהול: איך מקבלים את רשות הדיבור באתר גלובס

איפה הבעיה בישיבות מרחוק בזום?

כשזה מגיע לתחום של ישיבות רבות משתתפים, מתלוננים המשתתפים על קושי ביצירת קשר אישי ושיחות "אוף רקורד". "הרעיונות הכי טובים שלנו היו תוצר של שיחת מסדרון", סיפרה לי בצער האחרונה דירקטורית וותיקה, "ואת אלה אין לנו יותר".

חסרה התקשורת הבלתי פורמלית: שיחות חולין (סמול טוק), או הפגישה בפינת הקפה. הישיבות הופכות ליותר תכל'סיות, בוודאי ככל שמספר המשתתפים גדול יותר. לצד זאת, אמנות הדיון הוירטואלי עדיין לא ברורה: איך מקבלים (או לוקחים) את רשות הדיבור. בעיה נוספת היא שמי שרגיל לקחת את רשות הדיבור בפורומים מעין אלה, ממשיך לעשות את זה גם מרחוק. קבוצות אוכלוסיה שהתקשו לבטא עצמן קודם מתקשות יותר מתמיד. מחקר של אונ' בירגהאם בארה"ב, שהוצג באחרונה לועידת דאבוס, מצא ש- 45% מהנשים הבכירות התקשו להתבטא בישיבות הוירטואליות. 20% ציינו כי פשוט התעלמו מהן בישיבות. 

חסרה גם התקשורת הבלתי מילולית שחשובה כל כך ליצירת אמון הדדי וחיבור בין אנשים שצריכים לעבוד ולקבל החלטות ביחד, לפעמים גם בשעת משבר: קשר עין, החלפת מבטים. לדעת שמקשיבים לך, להבין איך מתקבלים הרעיונות שלך.

משך הדיון הפתוח הצטמצם וקורה שחברות מקבלות החלטות אסטרטגיות ללא דיון מקדים. מחקר של ד"ר מרים שוורץ-זיו מהאוניברסיטה העברית מצא שהתקשורת בין בעלי מניות להנהלת חברות באסיפות כלליות וירטואליות בארה"ב פחתה. משך הישיבות התקצר ב-18%, הזמן שמוקדש לעדכון עסקי ירד ב-40% והזמן הממוצע למענה על שאלות של בעלי המניות ירד ב-14%. במקרה זה, היא זיהתה שקולם של בעלי המניות הועלם.

לכל זה מצטרף מודל הישיבות ההיברידיות, בו יושבת קבוצת אנשים בחדר וקבוצה נוספת מרחוק. אלה בד"כ ישיבות מאוד לא אפקטיביות. מה שמדאיג הוא שנראה שהעולם הולך לשם עם החזרה לעבודה במודלים שונים המשלבים עבודה מרחוק. בישיבות אלה המשתתפים מתקשים לעקוב מי אומר מה, ומי שמחוץ לחדר צריך להילחם על תשומת הלב ויהיה אאוטסיידר לדיון.  

מה יקרה ביום שאחרי המגפה? 

היקף ואורך הפגישות הווירטואליות ייקטן גם לאחר שנחזור לשיגרה, אבל הן לא ייעלמו. עם זאת, הרבה צוותים מחכים ומשוועים למפגש הפיסי. כך שמה שככל הנראה יהיה הוא בעיקר שינויים בתמהיל ומינון הפגישות: פיסית, וירטואלית והיברידית.

כדי שהתקשורת בישיבות תהיה אפקטיבית, מומלץ:

  1. לקבוע ישיבות קצרות או פרקים קצרים של דיונים ממוקדיםעם הפסקות, כדי לא לאבד  ריכוז ועניין של המשתתפים.
  2. למנות מנהל או מנהלת לכל דיון, שיהיו אחראים על הקצאת רשות הדיבור. הם יוודאו שכל מי שרצה להביע את דעתו מצליח בכך.
  3. להגיע עם סדר יום מובנה וברור וכללי התנהגות מוסכמים.
  4. לשים דגש על דיון פתוח בישיבות לעומת העברת עדכונים כתובים מראש. בישיבה יוצגו עיקרי הנתונים ויתפנה זמן לדיון וקבלת החלטות. ישנן מגוון דרכים לשתף שקפים בפגישות. כדאי להכיר ולעשות זאת בתבונה.
  5. לאמץ טקטיקות שיאפשרו להביא לידי ביטוי קולות רבים ככל האפשר:
  • להגדיר סבב תגובות, בו כל דובר מקבל משך זמן מוגדר להביע את דעתו בתורו
  • להחליט מראש על אמצעי לקבלת רשות הדיבור. למשל, להשתמש בצ'ט או באייקונים השונים (Reactions). על כללי התנהגות בפגישות זום, קיראו כאן
  1. לחיזוק הקשר והאמון בין המשתתפים:
    • תתחילו פגישות מסמול טוק. שכל אחד יספר מה שלומו, או תיזמו "פעילויות" מעוררות שיח אחרות שאולי נראות מלאכותיות, אבל עוזרות.
  2. השתדלו להימנע מפגישות היברדיות ואם יש הכרח, עלו לישיבה בנפרד כל אחד ממשרדו, או בזוגות. כך יישמרו איזון בין הנוכחים וזרימה טובה יותר של דיון. הטכנולוגיה תפתור את הקושי הזה בעתיד, כשאנחנו כבר רואים התחלה של פיתוחי מציאות רבודה המדמים ישיבה משותפת של אנשים בחדר אחד, וכלים נוספים שנועדו להתגבר על הקשיים שמציבה ה'נורמליות החדשה' לעולם הישיבות הוירטואליות.
, ,
פוסט קודם
10 טיפים לשיתוף מצגת בזום
הפוסט הבא
הדרך למותג עולמי עוברת בישראל

פוסטים קשורים

Leave a comment?:

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

Fill out this field
Fill out this field
יש להזין אימייל תקין.
You need to agree with the terms to proceed

תפריט