10 טיפים לשיתוף מצגת בזום

השאלה הנפוצה 'להופיע עם מצגת או בלי מצגת?' תופסת מקום משמעותי בדיונים על הופעות מרחוק – בזום, Teams, Google Meets, Skype וכו'. ישנן כמה אסכולות בנושא. יש את מי שסבורים שהופעה מוצלחת ומשכנעת של המציג מספיקה וכי המצגת מיותרת ורק גוזלת את תשומת הלב ממנו וממסריו.

יש את אלו שחושבים שהמצגת היא 'מאסט', שהיא מספקת ערך מוסף, אפקט 'וואו' אם היא מעוצבת בצורה מרשימה, וכי היא מאפשרת לספר את הסיפור טוב יותר באמצעות איורים, אילוסטרציות ונתונים.

כמו בהרבה מקרים, גם בנושא זה, אין שורה תחתונה אחת. ההחלטה אם להשתמש במצגת PowerPoint (PPT.) או דומיה, תהיה תלויה בסוג המסר ואופי המרצה, התכנים והקהל. מה שבטוח, שאם בפגישה רגילה או הרצאה הייתם עולים עם מצגת, אז זה נכון גם למקרה שמציגים מרחוק אונליין. מה שכן, אפשר להיות יצירתיים ולהציג מידע ונתונים עם לוח לבן, לוח עם וגיר ואילוסטרציות פיסיות שונות או סרטונים, שימוש בשתי מצלמות להדגמות של פעילות פיסית ועוד.

אם בחרתם בהופעה עם מצגת .PPT, נדרשים שינויים והתאמות שכדאי לכם להכיר. 

 

PPT. as a background – משלבים מצגת ומציגה על אותו מסך. בתמונה: עדי באריל 

איזה שינויים נדרשים בהצגת מצגת אונליין?

  1. התאמת גודל הפונט ושימוש בפונטים גדולים ולא דקיקים. כשעושים "שתף מסך", הרזולוציה פחות טובה מבהצגת מצגת בחדר ישיבות. בנוסף, המסך בו אנחנו מציגים קטן יותר ממסכים בחדרי ישיבות או על במות. לעתים אפילו צופים בנו ממסך של טלפון נייד, כך שהפונטים והאלמנטים השונים במצגת צריכים להיות גדולים מבמצגת רגילה, ולא דקים מדי. מצגות עם פונטים דקיקים דקורטיביים לא ייראו ברורות או קריאו ויידרשו מאמץ רב מהצופים בהן.
  2. הצבת טקסט קצר וחלוקת המסר למספר שקפים רב. המלצה זו נכונה גם למצגות רגילות. העין והצופה משתעממים מהר בישיבה ממושכת מול המסך ולכן כדאי להשתמש במספר רב של שקפים, המעבר המהיר ביניהם ייצור עניין ועירנות מצד הצופה. בנוסף, כדאי לחלק את המסר למסר לשקף, שאורכו כמה מילים/ משפט אחד, ולהמנע מפסקאות שלמות.
  3. הצגת השורה התחתונה של הנתונים. כשמציגים מספרים, הימנעו מגרפים עם מספרים קטנים. טעות נפוצה גם במצגות פיסיות היא הצבת גרפים ודיאגרמות מאוד מפורטים עם אותיות ומספרים קטנטנים שלא באמת ניתן לקרוא ולהעמיק בהם. אם חשוב לכם שהצופה ייקרא את הנתונים, הגדילו את הפונטים. בנוסף, הציגו את השורה התחתונה של הנתונים במילים, למשל "85% מהלקוחות סבורים ש…", ואל תשאירו לצופה להתמודד עם פענוח הגרפים, ולהסיק לבד את מסקנותיו.
  4. השתמשו בתמונות, איורים והמחשות – המוח האנושי קולט מידע במגוון דרכים. המחשות ויזואליות יהפכו את המידע לזכיר יותר.
  5. דאגו לשקפים לא עמוסים, ללא טקסטורות ובצבעים רגועים ולא חזקים, גם הפעם, מתוך מטרה שלא לעייף את העין.
  6. השתמשו בצבעוניות של קונטרסטים, ולא בצבעים בהירים שקשה לראות על המסך                        

 תובנות נוספות לגבי הצגת מצגות

לעתים כל המידע שחשוב לכם להציג נמצא על ארבעה-חמישה שקפים. במקרה זה, אין צורך להתעקש על מצגת מלאה שתופיע לכל אורך ההרצאה. למעשה, עדיף שלא לחלוק את תשומת הלב של הצופה עם מצגת ולהתחרות בה, ולהעלות את השקף הרלבנטי רק כשצריך אותו. שאר הזמן, תהיו אתם על מסך מלא ותקבלו את מלוא תשומת הלב של הקהל.

בשעה שמרבית המציגים עולים עם מצגת על מסך מלא והם ניצבים בפינה בריבוע קטנה, הרי שיש מגוון של אפשרויות שכדאי לשקול על מנת שייראו את המציג היטב.

pizzaz 

PPT as a background. PIZZAZ. שילוב המצגת עם הדובר בשלוש דקות בלבד 
 

7. תצוגת מסך של side by side. היכנסו דרך view ובחרו אופציה זו – כך תראו את הדובר ואת המצגת זה לצד זה, ניתן להזיז את הגבול ביניהם כך שיוגדל חלקה של המצגת או של הדובר פרופורציונליות. השליטה יכולה להיות מצידו של הצופה או מצידו של הדובר (בזום. ראו הסבר)

8. הצגת מצגת מאחורי הדובר כך שהוא יושב או עומד והמצגת מאחוריו באמצעות 'Share PPT as a virtual background'. במקרה זה, לא יפעלו סרטונים ואנימציות או סאונד, כי הזום הופך את המצגת למקבץ תמונות ושותל אותו מאחורי המציג. חשוב לדאוג שהמצגת תהיה מעוצבת באופן בו המציג לא יסיר את הטקסט. מה שמביא אותי לאפשרות הבאה שמקלה את מלאכת העיצוב.

9. אופציה מרשימה נוספת מז'אנר המצגת ה-embedded היא שתילת המצגת ברקע וירטואלי שנראה כאילו המציג עומד במשרד ומאחוריו מסך אליו מושתלת המצגת. הדרך הקלה ביותר לבצע זאת היא באמצעות אפליקציית Pizzaz. מכינים את המצגת בPPT, מעלים אותה לאתר, בוחרים רקע מתאים ושולחים. המצגת תישתל אוטומטית, ובתוך כ- 3 דקות תנחת אצלכם בחזרה באימייל, מוכנה לשימוש.

10. אם אתם לא מרגישים בטוחים בטכנולוגיה, או חוששים שהעברת השקפים תסיח את דעתכם, מומלץ להיעזר באדם נוסף שיהיה יחד אתכם co-host ויטפל בהיבטים הטכניים, העברת השקפים וכיוב'. 

רוצים להתמקצע בשיחות וידאו? אתם מוזמנים לקרוא עוד על הדרכת "הופעת זום מנצחת"

, , ,
פוסט קודם
מיתוג מעסיק בימי הקורונה: חשוב יותר מאי פעם – בלוג מארח
הפוסט הבא
ישיבות בזום – כיצד ננהל ואיך נדאג להישמע?

פוסטים קשורים

Leave a comment?:

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

Fill out this field
Fill out this field
יש להזין אימייל תקין.
You need to agree with the terms to proceed

תפריט